关于印发《潢川幼儿师范学校办公自动化系统使用管理暂行办法》的通知

潢川幼儿师范学校

办公自动化系统使用管理暂行办法

 

第一章  总则

第一条  为提高我校办公效率,节约运行成本,规范办公流程,提升管理水平,进一步促进我校办公自动化系统的规范使用,经研究,制定本办法。

第二条  潢川幼儿师范学校办公自动化系统是我校数字校园的一个子系统,包括内部邮件、会议安排、公告通知、公文发布、文件阅办、请示(报告)批办等功能模块,是我校实现办公自动化的基础平台。

第二章  系统管理

第三条  本系统运行由学校集中统一管理,学校办公室为主管部门,信息中心负责技术支持和系统维护,各科室负责本科室信息资料收发、日常管理及检查维护等工作。

第四条  学校办公室负责系统的日常管理和监督,指导各科室操作并协调解决相关的意见和建议。

第五条  信息中心负责保障系统正常运行和技术支持与维护,定期备份数据。

第六条  学校各科室要把办公自动化系统的使用和管理纳入工作范围,并指定一名管理员,负责本科室该系统使用和相关事宜的协调处理,负责查收发布的各类文件、信息,并履行相关告知、文件传阅和归档等职责。

第三章  账户与系统安全

第七条  各科室、各教研室教师员工(统称用户)均在系统中分配唯一实名制账户。

第八条  系统中用户拥有的账户的公文处理权限由学校办公室根据该用户的行政分工所赋予的岗位职责分配,并根据岗位和分工的调整作相应调整。

第九条  信息中心系统管理员应采取实时监控、定期备份、定期查杀病毒等措施,防止系统中数据的丢失和被非法使用,确保系统安全和正常使用。

第十条  各用户应妥善保管自己的账户资料。用户密码应经常更换,登录系统后因故离开要退出系统,以确保账户安全。

第十一条  涉密公文及有关资料不得通过办公自动化系统办理,仍沿用原有处理办法并按规定范围发布,如违反规定并造成严重泄密等事故的,依据《保密法》及相关法规追究相关人员责任。

第四章 使用人员管理

第十二条  各科室从事办公自动化系统运行、维护和管理工作的人员,必须政治可靠、责任心强,具备良好的服务意识和相应的专业技术水平,熟悉该系统的操作及相关管理规定,了解国家有关法律、法规和规章,尽职工作,确保工作质量。

第十三条  办公自动化系统中的所有使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度,按照自己的权限,认真完成本人在系统中所承担的工作;必须对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责,不得将涉密信息录入该系统。

第十四条  按规定应使用本系统的人员,如因出差、请假等特殊原因无法及时登录办公自动化系统处理文件时,须事先委托相关人员代为办理,代理人应履行委托人的一切义务。

第十五条  不得在本系统上发布与工作无关的公告或讨论,一切言论应遵守国家相关法律法规,同时尊重他人权益及隐私,严禁发布私人信息。

第五章  电子公文的使用管理

第十六条  实施电子化办公后,除涉密公文外,收发文办理均使用办公自动化系统完成。

第十七条  电子公文的文种、格式、行文规则须遵守现行的《党政机关公文处理工作条例》和我校相关公文处理办法等文件精神。

第十八条  公文办理每一环节的办理人可以使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作,办理人处理完自己应处理的事务后,应将工作单发送给流程规定的下一环节处理人员。如下一环节有多人可供选择,则根据公文的内容和学校的有关规定选择正确的发送对象发送,如发送错误,应在接受方未办理前及时收回。接受方收到通知信息后,应及时办理。

第十九条  为保证公文处理的时效性,各科室有关人员应经常进入系统查看有无需要自己处理的事宜。不能以未获取办公信息的任何理由延误工作。

第二十条  学校电子公文归档实行纸质载体和电子文档双套制,电子文档和纸质文档互为镜像。

第二十一条  各科室在办公自动化系统上运行的电子公文,办结后统一由本科室办公自动化系统管理员完成归档工作。

第二十二条  其他与办公自动化系统有关的电子文档按学校档案管理规定归档。

第二十三条  办公自动化系统产生的电子文件,要定期输出纸质文档进行归档。

第二十四条  办公自动化系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。

第二十五条  对外发文和学校用于存档的纸质公文由学校办公室统一印制、用印。校党委、纪委对外发文分别由人事科、纪委统一印制、用印。

第二十六条  各科室可以从办公自动化系统中复制公开发布的公文为纸质形式,被复制的电子公文具有同等效力。

第二十七条  系统中其他模块的使用和管理,参考以上规定执行。

第六章 应急处理

第二十八条  当办公自动化系统出现故障,应及时通知学校办公室或信息中心,查明原因,排除故障。

第二十九条  办公自动化系统出现故障无法及时排除时,各科室可暂时按照原方式(有纸化办公)进行操作,保障正常办公。待恢复正常后,需在系统中补发该文件。

第七章  附则

第三十条  各科室工作人员,应充分认识办公自动化系统工作的重要性,认真履行自己的职责,积极配合学校办公自动化工作的进行,积极参加学校组织的系统操作培训,并按照学校规定的办公流程进行操作,努力适应办公自动化对办公人员提出的要求。

第三十一条  办公自动化系统的使用操作能力作为办公人员的基本素质要求纳入能力考核范围。

第三十二条  本暂行办法自发布之日起施行,由学校办公室负责解释。